Rukun Tetangga merupakan lembaga yang dibentuk dalam rangka pelayanan pemerintahan dan kemasyarakatan. Sifat penunjukan yang berdasar musyawarah dan sukarela, membuat bentuk pelayanan perlu dilakukan seefektif mungkin, agar tidak mengganggu pekerjaan pokok dari para pengurusnya. Sementara itu, bentuk pelayanan kepada masyarakat harus dilakukan dalam waktu 24 jam sehari, mengingat kejadian di warga setempat bisa terjadi kapan saja tanpa diduga sebelumnya.
Beberapa jenis layanan kepada warga dapat dilakukan dengan bantuan teknologi informasi, seperti sistem informasi kependudukan, sehingga memudahkan pengurus RT untuk melayani warga. Layanan kepada warga dapat dilakukan dengan lebih baik, dan data yang dimiliki pengurus RT tersimpan dengan lebih rapi dan terkelola dengan baik.
Rukun Tetangga, yang selanjutnya disingkat RT adalah lembaga yang dibentuk melalui musyawarah masyarakat setempat dalam rangka pelayanan pemerintahan dan kemasyarakatan yang ditetapkan oleh Kepala Desa/Lurah. Secara garis besar, RT dibentuk untuk membantu Kepala Desa/Lurah dalam bidang pelayanan pemerintahan, menyediakan data kependudukan dan perizinan, melakukan pemberdayaan masyarakat, ikut serta dalam perencanaan dan pelaksanaan Pembangunan Desa, meningkatkan pelayanan masyarakat dan melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Desa/Lurah[1]
Dalam kegiatan ini, masyarakat sasar merupakan pengurus RT 05 RW 24 Komplek Mekarsari Endah Baleendah, beserta dengan warga masyarakat di RT tersebut sebagai masyarakat yang akan terbantu dengan adanya sistem informasi ini. Pengurus RT yang merupakan pekerja aktif, tidak meiliki banyak waktu untuk mengurus administrasi kependuduakn warga, sehingga seringkali kurang optimal dalam melayani warga terkait dengan administrasi kependudukan, dan kurang mampu membantu pemerintahkan di tingkat kelurahan jika diminta data secara cepat. Sementara itu, warga juga memiliki banyak kegiatan, dan tidak semuanya menyediakan data dan dokumen kependudukan yang siap diberikan sekiranya diminta oleh pemerintahan di tingkat yang lebih tinggi.
Wilayah RT 05 RW 24 berada di Komplek Mekarsari Endah, Kelurahan Baleendah, Kecamatan Baleendah Endah, berjarak 500 meter dari sungai Citarum dan sekitar 5 km dari Uniuversitas Telkom. Warga RT 05 RW 24 terdiri dari 52 rumah tangga, dengan sebagian besar kepala keluarga merupakan pegawai / pekerja aktif. Berikut adalah denah wilayah RT 05 RW 24,
Gambar1. lokasi RT 05 RW 24 Baleendah
Sistem informasi merupakan sekumpulan komponen yang saling terhubung untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi. Sistem informasi berperan penting dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam pengelolaan digitalisasi data kependudukan[2,3]. Di era digital, digitalisasi data menjadi semakin penting. Digitalisasi data kependudukan di tingkat RT memiliki banyak manfaat, di antaranya:
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data: Data kependudukan yang terdigitalisasi dapat diakses dengan mudah dan cepat, sehingga memudahkan pengurus RT dalam melakukan berbagai tugas, seperti pendataan, pemutakhiran data, dan pembuatan laporan.
- Meningkatkan akurasi data: Digitalisasi data dapat membantu meminimalisir kesalahan dan duplikasi data, sehingga data kependudukan menjadi lebih akurat dan terpercaya.
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas: Data kependudukan yang terdigitalisasi dapat diakses oleh publik, sehingga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengurus RT dalam pengelolaan data.
- Mempermudah akses layanan publik: Data kependudukan yang terdigitalisasi dapat diintegrasikan dengan berbagai layanan publik, sehingga memudahkan masyarakat dalam mengakses layanan tersebut.
Saat ini, pengelolaan data kependudukan di RT 05 RW 24 Komplek Mekarsari Endah masih masih dilakukan secara manual. Surat keteranan diberikan dalam bentuk formulir di lembar fotocopy, dan ditulis menggunakan tulisan tangan yang menyebabkan beberapa permasalahan, di antaranya:
- Data yang tidak akurat dan terkini: Data kependudukan yang tidak akurat dan terkini dapat menghambat berbagai program pembangunan dan pelayanan publik.
- Proses pendataan yang tidak efisien dan memakan waktu: Pendataan penduduk secara manual membutuhkan waktu dan tenaga yang besar.
- Kesulitan dalam mengakses data: Data kependudukan yang tidak terdigitalisasi sulit diakses dan dianalisis.
Oleh karena itu, implementasi sistem informasi data kependudukan di RT )5 RW 24 Komplek Mekarsari Endah dapat menjadi solusi untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu melakukan pendataan data secara lebih efisien dan efektif.
tim pelaksana akan membuat rancangan dasar menggunakan pengetahuan berdasarkan literatur yang digunakan. Hasil penelusuran literatur memperlihatkan beberapa hal yang sebaiknya ada dalam sistem informasi kependudukan, yaitu :
- Data penduduk, yang meliputi nama, NIK, alamat, tanggal lahir serta beberapa data lain yang terdapat pada kartu Keluarga.
- Denah rumah dan foto rumah, yang ditambahkan sebagai fitur pada sistem informasi untuk memudahkan pencarian lokasi rumah bagi tamu atau orang di luar RT 05 RW24 yang akan mencari warga
- Foto warga, untuk identifikasi pengenalan warga
- Data lain yang diperlukan, misalnya data tipe, nomor dan merek kendaraan.
Data-data foto kartu identitas seperti KTP dan kartu Keluarga tidak disarankan untuk diunggah pada sistem informasi, mengingat kekawatiran bisa terjadi penyalahgunaan data tersebut jika sistem informasi digunakan oleh phak yang tidak berhak.
Sementara itu, untuk keperluan suart-menyurat, maka digunakan format surat standar yang selama ini digunakan sebagai surat keterangan warga. Saat ini, surat tersebut dibuat dalam bentuk form isian yang difotocopy untuk memudahkan pengurus dalam pembuatan suart keterangan.
Dengan informasi tersebut, dibuat rancangan awal dengan bentuk berikut:
Gambar2. Rancangan data identitas warga
Sementara itu, bentuk surat keterangan yang akan dibuat memerlukan data masukan menggunakan form seperti gambar di bawah ini :
Gambar 3. Form untuk membuat surat keterangan
Dari form isian tersebut, maka akan muncul surat keterangan yang diperlukan oleh warga, dan dapat dicetak oleh pengurus, atau dikirim dalam bentuk file pdf.
Rancangan tersebut selanjutnya dibuat dalam bentuk perangkat lunak, dan dilakukan sosialisasi kepada warga. Berdasarkan hasil musyawarah warga, rancangan awal sedikit berubah, sehingga data yang semula harus direkam pada sistem tidak lagi menjadi keharusan. namun demikina. Secara sistem, penyimpanan data telah disiapkan jika suatu saat semua warga telah memahami pentingnya data untuk disimpan oleh pengurus RT untuk kepentingan pendataan warga.
. Metode yang digunakan dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah membangun sebuah sistem informasi kependudukan yang dapat digunakan oleh pengurus RT untuk menyimpan data kependudukan membantu pembuatan surat administrasi. Pembuatan sistem informasi kependudukan tersebut terdiri dari beberapa tahap, yaitu:
- Perancangan sistem informasi kependudukan
- Implementasi awal sistem informasi kependudukan
- Pengujian prototipe dan revisi prototype
- Implementasi dan sosialisasi sistem informasi kependudukan
1.Perancangan sistem informasi kependudukan
Pada tahap ini, tim pelaksana kegiatan akan merancang sistem informasi kependudukan berdasarkan dari pengetahuan yang diperoleh dari literatur. Hasil perancangan awal telah didiskusikan dengan pengurus RT. Selanjutnya, hasil perancangan telah disosialisasikan kepada warga untuk mendapatkan masukan. Dari diskusi yang dilakukan, terdapat masukan dari warga untuk tidak menyimpan data-data sensitif dalam bentuk digital seperti foto KTP dan kartu keluarga. Ini mengingat terjadi banyak penyalahgunaan data KTP dan kartu keluarga. Dengan demikian, maka dilakukan perbaikan prosedur penyimpanan data digital agar tidak terjadi hal-hal yang memberatkan pengurus RT.
2. Implementasi awal sistem informasi kependudukan
Berdasarkan hasil pemecahan sistem informasi kependudukan yang dibuat maka dilakukan implementasi menggunakan bahasa pemrograman python. Penggunaan bahasa python dilakukan dengan pertimbangan kemudahan penggunaan dan banyaknya modul fungsional yang dapat digunakan.
Pembuatan sistem informasi sebisa mungkin akan menggunakan basis data yang disimpan dalam bentuk file text. Hal ini dilakukan agar implementasi dilaksanakan relatif mudah, sehingga memungkinkan untuk perluasan penggunaan pada pengurus rt di wilayah yang lain.
Secara garis besar, sistem informasi kependudukan akan memasukkan data-data berdasarkan kartu keluarga yang terdiri dari identitas warga, foto diri, foto rumah denah rumah dalam bentuk koordinat. Beberapa data pada kartu keluarga tidak ditampilkan seperti nama ibu kandung atau data lain yang sensitif.
3. Pengujian dan revisi prototipe
Setelah prototipe sistem informasi kependudukan selesai dibuat, maka dilakukan pengujian. Pengujian dilakukan oleh tim pelaksana bersama dengan pengurus RT. Hasil dari pengujian selanjutkan disosialisasi kepada warga, dalam bentuk pengumpulan warga di suatu acara. Pada saat sosialisasi, beberapa warga masih berkeberatan terhadap keamanan data yang disimpan, sehingga sistem dibuat untuk membantu pengurus dalam membat surat keterangan untuk warga, tanpa harus menyimpan data pada sistem informasi. Namun, fitur penyimpanan data tersebut tidak dihapuskan dan tetap ada pada sistem informasi.
Berikut adalah beberapa tampilan sistem informasi yang sudah direvisi.
Gambar 4. Tampilan awal dan layar setelah memasukkan usrnamme dan password
Gambar 5. Tampilan layar untuk penambahan data warga
Gambar 6. Tampilan menu tambah lokasi rumah warga
Gambar 7. Tampilan layar menambah data foto warga dan surat keterangan
4. Implementasi sistem informasi kependudukan
Setelah didapatkan prototipe sistem informasi kependudukan, dilakukan kembali sosialisasi penggunaan sistem informasi kepada warga. Dalam hal ini, seluruh warga diperlihatkan penggunaan sistem informasi sesuai dengan masukan dari warga. Warga tetap memiliki pilihan untuk menggunakan sistem informasi tersebut untuk pembuatan suart keterangan, atau membuat surat keterangan dengan menuliskan di formulis secara manual seperti sebelumnya.
Tim pelaksnana dan pengurus tidak bisa memaksa warga untuk menggunakan sistem informasi ini secara penuh, mengingat adanya ketakutan warga dan sebagian pengurus RT terhadap kekuatiran kemanan data.
Dari hasil yang didapat, yaitu prototipe sistem informasi kependudukan, dapat dilakukan implementasi yang lebih luas. Implementasi dapat dilakukan ke semua RT yang lain dalam RW yang sama, Bahkan dimungkinkan untuk diperluas dalam lingkung kelurahan Baleendah atau wilayah lainnya. Hal ini dapat dilakukan jika tercapai kerjasama dan komunikasi yang baik dengan pihak-pihak lain.
Jika prototipe sistem informasi kependudukan dapat digunakan RT yang lain, terdapat kemungkinan adanya masukan terkait dengan fitur yang ada pada sistem informasi. Dengan demikian, maka tips informasi kependudukan yang digunakan pada tingkat RT atau tingkat RW perlu dilakukan revisi. Hasil dari revisi ini diharapkan dapat berlaku umum pada RT di wilayah lainnya. Dengan demikian, maka akan didapatkan sistem informasi yang relatif standar dalam memenuhi kebutuhan pengurus dan warga RT. Selain itu, untuk kepentingan pengembangan keilmuan, dapat dimintakan hak cipta untuk sistem informasi tersebut.